POLICY FOR ANSVARLIG INNKJØP I TEMA EIENDOM AS

Gjelder for Tema Eiendom med tilhørende datterselskap.

Bærekraft > Innkjøpspolicy

Innledning
Tema Eiendom AS (TEMA) er et regionalt eiendomsselskap som driver med utvikling og utleie av næringseiendommer. Vår virksomhet foregår i hovedsak i Innlandet.

Gjennom våre verdier «offensiv, bærekraftig og solid» ønsker vi å bidra med best mulig vekstvilkår for næringslivet gjennom utvikling, utleie og forvaltning. Dette er forankret i vår visjon. «Veksthus for næringslivet».

Innkjøpspolicyen bygger på TEMAs overordnet selskapsstrategi.

TEMA sine leverandører, forretnings- og samarbeidspartnere er viktige for evnen til å utføre vår virksomhet. Vi ønsker at våre forretningsforhold skal være basert på åpenhet og tillitt, og at våre leverandører deler vår holdning.

Som en stor innkjøper av varer og tjenester, er vi opptatt av hvordan varene og tjenestene vi kjøper inn er produsert. Våre leverandører og samarbeidspartnere skal respektere grunnleggende krav til menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljø.

TEMA respekterer grunnleggende menneskerettigheter til alle enkeltpersoner og grupper som kan bli påvirket av vår eiendomsvirksomhet. Dette omfatter både selskapets egne medarbeidere, og alle de som bidrar til å produsere tjenester og varer som selskapet kjøper. Gjennom innkjøp ønsker TEMA å fremme respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Ved å være transparente og jobbe strategisk med kontinuerlig forbedring og motvirke mulig negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i vår leverandørkjede, skal TEMA bidra til et bærekraftig og ansvarlig næringsliv.

TEMA er en ansvarlig innkjøper som skal kommunisere tydelig forventinger knyttet til selskapets verdier rundt miljø, økonomi og selskapsstyring.

Grønne innkjøp er innkjøp som bygger på FNs 17 bærekraftsmål og som spiller på lag med klima, natur, arbeids- og menneskerettigheter, og bidrar til innovasjon og konkurransekraft. For TEMA vil klima- og bærekraftkrav til leverandører være et stort steg i en positiv retning for å redusere klimagassutslipp og minimere påvirkning på urørt natur. Dette vil automatisk skape ringvirkninger til TEMA sine leverandører, og leverandørene sine samarbeidspartnere.

Målgruppe
Gjelder leverandører til TEMA med tilhørende datterselskaper og felles kontrollert virksomhet. Leverandører gjelder hele TEMA sin leverandørkjede, det vil si leverandører og underleverandører.

Organisering og ansvar
Ledelsen i TEMA har ansvar for at policyen oppdateres og håndheves.

Etiske leverandørkrav
TEMA respekterer grunnleggende menneskerettigheter til alle enkeltpersoner og grupper som kan bli påvirket av vår eiendomsvirksomhet. Gjennom våre prosjekter ønsker vi å fremme respekt for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette oppnår vi ved å stille krav til våre leverandører. Leverandøren/ kontraktspart er forpliktet til å videreføre samtlige krav i sine avtaler med kontraktsmedhjelpere/ underleverandører.

TEMA stiller krav til at leverandøren og kontraktsmedhjelpere/ underleverandører med virksomhet i Norge må være registrert arbeidsgiverregisteret og i foretagsregisterest med eget organisasjonsnummer.

Leverandøren plikter å sørge for at egne ansatte og ansatte hos eventuelle kontraktsmedhjelpere/ underleverandører har lønns- og arbeidsvilkår som ikke er dårligere enn det som følger av til enhver tid gjeldende arbeidsmiljølovgivning eller landsomfattende tariffavtale for aktuell bransje.

Leverandøren plikter på forespørsel å utlevere opplysninger om lønns- og arbeidsvilkår for egne arbeidstakere og arbeidstakere hos kontraktsmedhjelpere/ underleverandører i alle ledd i kontraktskjeden. Opplysningene skal ved forespørsel dokumenteres ved kopi av arbeidsavtale, lønnslipp, timelister og arbeidsgivers bankutskrift. Dokumentasjonen skal være på personnivå og det skal fremgå hvem den gjelder. Det forutsettes at nødvendig samtykke fra berørte arbeidstakere foreligger.

Ved brudd på kravene til lønns- og arbeidsvilkår skal leverandøren uten opphold rette forholdet. Dette gjelder også der bruddet har skjedd hos en kontraktsmedhjelper/ underleverandør. Vesentlig mislighold av lønns- og arbeidsvilkår hos leverandøren kan påberopes av TEMA som grunnlag for heving av kontraktsarbeidene, selv om leverandøren retter forholdene. Dersom bruddet har skjedd hos en kontraktsmedhjelper/underleverandør, kan TEMA på samme måte kreve at leverandøren skifter ut kontraktsmedhjelperen/ underleverandøren.

Klima og miljømessig leverandørkrav
TEMA ønsker et større fokus på grønt innkjøp, å kjøpe varer og tjenester med en lav miljømessig påvirkning i levetiden, sammenlignet med varer og tjenester som ellers ville blitt kjøpt.

Alle materialinnkjøp skal vurderes opp mot sirkulær økonomi. Produkter skal være designet for gjenvinning. Leverandører som tilbyr resirkulerbare produkter eller materialer skal gi uttelling i tilbudsfasen. Leverandører skal kunne levere miljødeklarasjon for produkter og materialer. Dokumentasjonen skal være tilstrekkelig for videre input for det totale klimagassregnskapet for prosjektet.

TEMA skal så vurdere om dokumentasjonen er tilstrekkelig for at denne leverandøren skal bli valgt. Varer og tjenester som leveres, skal i tillegg ha etablerte tredjepartsstandarder og merkeordninger på produktnivå (eks det nordiske Svanemerket, EUs Eco-label, Ø-merket, Fairtrade, DFØs kriterieveiviser).

TEMA vil før kontraktsinngåelse, gi mulighet for dialog for å kunne orientere seg om hva som finnes i markedet og utfordre leverandørene til å strekke seg lengre på miljø og innovasjon.

TEMA vil kunne håndhev kontraktens sanksjonsbestemmelser når miljø- og bærekraftsplikter eller krav ikke følges opp av leverandøren.

TEMA vil i større rehabilitering eller nybygg prosjekter stille krav til hovedleverandør om å være sertifisert etter tredjepartsstandarder, -systemer og -ordninger (eks. ISO 14001 miljøledelsessystem, EUs EMAS, eller Miljøfyrtårn).

Leverandørkrav skal kartlegges i tilbudsfasen, og videre dokumenteres før en eventuell kontraktinngåelse.

Oppfølging og rapportering
Årlig rapport utarbeides som ivaretar krav etter åpenhetsloven. Publiseres på TEMA sine nettsider.

Mer om Bærekraft

Bærekraftsrapporter

Les mer

Miljø (E)

Les mer

Temafondet (S)

Les mer